Laatst bijgewerkt: [date]
Wie we zijn
Formwise wordt geëxploiteerd door [juridische bedrijfsnaam], [rechtsvorm], statutair gevestigd te [statutair adres] en ingeschreven onder nummer [registratienummer van het bedrijf] ("Formwise", "wij", "ons"). Neem voor vragen over dit beleid of uw persoonsgegevens contact met ons op via [e-mailadres voor privacyvragen].
Onze twee rollen
Wanneer u onze website bezoekt of een Formwise-account aanmaakt, bepalen wij hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt: wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer een vereniging Formwise gebruikt om haar leden te beheren, bepaalt de vereniging welke gegevens van leden worden opgeslagen en waarom. De vereniging is de verwerkingsverantwoordelijke en Formwise verwerkt die gegevens namens haar als verwerker, op grond van een verwerkersovereenkomst. Leden die hun rechten met betrekking tot die gegevens willen uitoefenen, moeten eerst contact opnemen met hun vereniging.
De gegevens die we verzamelen
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, naam van de vereniging, rol en wachtwoord (versleuteld opgeslagen).
- Facturatiegegevens: factuuradres, btw-nummer en betalingsgeschiedenis. Kaartgegevens worden verwerkt door onze betalingsprovider en worden nooit door ons opgeslagen.
- Gebruiksgegevens: bezochte pagina's, gebruikte functies, type apparaat en browser en IP-adres, die worden gebruikt om de dienst veilig en operationeel te houden.
- Communicatie: berichten die u ons stuurt via het contactformulier, per e-mail of via de klantenservice.
Waarom we deze gegevens gebruiken en op welke rechtsgrond
- Om de dienst te leveren en uw account te beheren (uitvoering van een overeenkomst).
- Om u te factureren en aan onze boekhoudkundige verplichtingen te voldoen (wettelijke verplichting).
- Om de dienst te beveiligen, fraude te voorkomen en Formwise te verbeteren (gerechtvaardigde belangen).
- Om productnieuws te sturen, maar alleen als u ermee hebt ingestemd dit te ontvangen (toestemming, die u op elk moment kunt intrekken).
Met wie we deze gegevens delen
We verkopen nooit persoonsgegevens. We delen deze uitsluitend met dienstverleners die ons helpen Formwise te beheren, bijvoorbeeld voor hosting, e-mailbezorging en betalingsverwerking, en alleen voor zover zij deze gegevens nodig hebben. Elk van hen is gebonden aan een verwerkersovereenkomst. De actuele lijst van subverwerkers is op verzoek verkrijgbaar via [privacy email].
Waar uw gegevens worden opgeslagen
Formwise-gegevens worden gehost in de Europese Unie. Als een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen we ervoor dat de overdracht wordt beschermd door een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Hoelang we het bewaren
We bewaren accountgegevens zolang uw account actief is en gedurende [retention period] daarna, tenzij de wet ons verplicht deze langer te bewaren (facturen worden bijvoorbeeld gedurende [accounting retention period] bewaard). Verenigingen kunnen ledengegevens op elk moment verwijderen en alle klantgegevens worden binnen [deletion period] na het sluiten van een account verwijderd.
Uw rechten
Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebt u het recht om:
- toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren;
- onjuiste gegevens laten corrigeren;
- uw gegevens laten wissen;
- bepaalde verwerkingen beperken of hiertegen bezwaar maken;
- uw gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen;
- uw toestemming op elk moment intrekken wanneer wij ons op toestemming baseren.
Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via [privacy email]. Wij reageren binnen één maand. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit.
Beveiliging
We beschermen persoonsgegevens met versleuteling tijdens de overdracht en opslag, toegangscontroles, regelmatige back-ups en monitoring. Binnen Formwise is de toegang tot klantgegevens beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben om ondersteuning te bieden.
Cookies
Ons gebruik van cookies wordt toegelicht in ons cookiebeleid.
Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer we belangrijke wijzigingen aanbrengen, stellen we accounthouders daarvan per e-mail op de hoogte voordat deze van kracht worden.