Večina prostovoljcev se društvu ne pridruži zato, da bi urejala preglednice. Kljub temu administracija članstva neopazno zapolni večere in konce tedna. Teh pet navad lahko prinese resnično spremembo.
1. Ohranite en sam vir resnice
Če so podatki o članih razpršeni po več preglednicah in e-poštnih predalih, je treba vsako posodobitev vnesti dvakrat. Združite vse podatke na enem seznamu, ki je dostopen celotnemu upravnemu odboru.
2. Naj se podaljšanja izvajajo samodejno
Enkrat nastavite obdobja članstva in povezave za podaljšanje se bodo pošiljale samodejno. Člani plačajo prek spleta, njihov status pa se posodobi, ne da bi moral kdo preverjati bančni izpisek.
3. Avtomatizirajte opomnike
Prijazni samodejni opomniki so doslednejši od osebnega opominjanja — poleg tega pa nikomur ni treba loviti zamudnikov pri plačilih.
4. Razdelite si delo
Prostovoljcem omogočite dostop natanko do tistega, kar potrebujejo: organizatorji dogodkov vidijo prijave, blagajniki pa plačila.
5. Preglejte enkrat mesečno
Kratek mesečni pregled nadzorne plošče zadostuje, da opazite neplačane članarine, prihajajoča podaljšanja članstva in neaktivne člane, ki bi jih bilo morda dobro spodbuditi.
Léa Moreau
Vodja skupnosti, Formwise
