A legtöbb önkéntes nem azért csatlakozik egy egyesülethez, hogy táblázatokat kezeljen. A tagnyilvántartással járó adminisztráció mégis észrevétlenül felemészti az estéket és a hétvégéket. Ez az öt szokás valódi változást hozhat.
1. Használjon egyetlen hiteles adatforrást
Ha a tagok adatai több táblázatban és e-mail-fiókban vannak szétszórva, minden frissítést kétszer kell elvégezni. Gyűjtsetek össze mindent egyetlen, az egész vezetőség számára hozzáférhető listába.
2. Hagyja, hogy a megújítások automatikusan fussanak
Állítsa be egyszer a tagsági időszakokat, és a megújítási linkek automatikusan kiküldésre kerülnek. A tagok online fizetnek, tagsági státuszuk pedig anélkül frissül, hogy bárkinek ellenőriznie kellene a bankszámlakivonatot.
3. Automatizálja az emlékeztetőket
A barátságos, automatikus emlékeztetők következetesebbek a személyes utánkövetésnél — ráadásul senkinek sem kell a késedelmes fizetéseket hajszolnia.
4. Osszátok meg a munkát
Pontosan ahhoz adj hozzáférést az önkénteseknek, amire szükségük van: a rendezvényszervezők a regisztrációkat, a pénztárosok pedig a befizetéseket láthatják.
5. Tekintse át havonta egyszer
Elég havonta röviden áttekinteni az irányítópultot, hogy észrevegye a be nem fizetett tagdíjakat, a közelgő megújításokat és az inaktív tagokat, akiknek esetleg szükségük van egy kis ösztönzésre.
Léa Moreau
Közösségi vezető, Formwise
